Проверить свой учёт за час: чек-лист собственника

Коротко: восемь пунктов, которые собственник проверяет сам за час. Не чтобы заменить бухгалтера, а чтобы понять, есть ли повод для беспокойства. Ни один из них не требует специальных знаний — только доступ к учётной базе и банковской выписке.

Проблемы в учёте редко приходят внезапно. Обычно они копятся месяцами и всплывают в худший момент: при проверке, при продаже бизнеса, при увольнении бухгалтера. Час на самопроверку раз в квартал избавляет от большинства таких сюрпризов.

1. Закрыты ли прошлые периоды

Закрытие периода запрещает менять документы задним числом. Пока период открыт, любой пользователь может исправить прошлогоднюю операцию — и отчётность перестанет совпадать с тем, что вы сдавали.

Как проверить. В настройках учётной базы посмотрите дату запрета изменений. Она должна стоять на последней сданной отчётности.

Тревожный признак: запрет не установлен вовсе или стоит на дате двухлетней давности.

2. Сходится ли банк с учётом

Самый быстрый и самый показательный пункт.

Как проверить. Возьмите остаток на расчётном счёте по банковской выписке на конкретную дату — например, на последнее число прошлого месяца. Сравните с остатком по счёту 51 в учёте на ту же дату.

Должны совпасть до копейки. Расхождение означает, что часть операций не разнесена или разнесена дважды.

3. Есть ли акты сверки с ключевыми контрагентами

Дебиторка в учёте и дебиторка в реальности — разные вещи, пока их не сверили.

Как проверить. Посмотрите пять крупнейших покупателей и пять поставщиков. По каждому должен быть подписанный акт сверки хотя бы за прошлый год.

Зачем это нужно. Неподтверждённая задолженность — это либо деньги, которые вам не вернут, либо претензия, о которой вы не знаете.

4. В порядке ли первичка за три года

Инспекция при проверке смотрит обычно три последних года. На них и ориентируйтесь.

Как проверить. Выберите наугад десять крупных операций из разных периодов и найдите по ним документы: договор, накладную или акт, счёт-фактуру.

Тревожный признак: документы ищутся дольше десяти минут или находятся не все. Подробно разбирали это в статье про первичные документы.

5. Совпадает ли ОКВЭД с тем, чем вы занимаетесь

Пункт, который экономит нервы и с банком, и с налоговой.

Как проверить. Откройте выписку из ЕГРЮЛ и сравните основной вид деятельности с тем, за что вам платят.

Почему важно. Несовпадение — один из признаков, по которым банк ограничивает операции. Про механику писали в статье про блокировку счёта.

6. Какая у вас налоговая нагрузка

Инспекция сравнивает вашу долю налогов в выручке со среднеотраслевой. Заметное отклонение вниз — повод для вопросов.

Как проверить. Разделите сумму уплаченных налогов за год на выручку без НДС. Сравните с показателем по вашей отрасли — ФНС публикует их ежегодно.

Важно: низкая нагрузка сама по себе не нарушение. Но она объясняется — и лучше, если объяснение у вас готово заранее.

7. Нет ли просроченной дебиторки

Деньги, которые вам должны третий год, — это не актив, а проблема.

Как проверить. Откройте отчёт по дебиторской задолженности со сроками. Посмотрите, сколько висит больше 90 дней.

Что делать. По шкале: 30 дней — звонок, 60 — претензия, 90 — суд или списание. Задолженность с истёкшим сроком давности нужно списать, а не носить в балансе годами.

8. Кто имеет доступ к базе и банку

Пункт не про бухгалтерию, а про безопасность, но проверяется там же.

Как проверить. Список пользователей учётной базы и список тех, у кого есть доступ к клиент-банку. Уволенные сотрудники должны быть отключены.

Отдельно: посмотрите, у кого есть право подписи платёжных поручений и кто физически ими пользуется.

Что делать с находками

Главное правило: не исправлять самому задним числом. Правка в закрытом периоде создаёт вторую проблему поверх первой.

Зафиксируйте, что именно расходится и на какую сумму. Дальше это вопрос к бухгалтеру — и уже не «всё ли у нас в порядке», а конкретный.

Если пунктов с тревожными признаками набралось три и больше, стоит делать полноценный разбор учёта, а не латать по одному.

А чтобы разговор с бухгалтером был предметным, возьмите гайд «Что спросить у бухгалтера» — двенадцать вопросов и разбор, какие ответы считать тревожными.