Платёжный календарь: увидеть кассовый разрыв за месяц

Коротко: платёжный календарь — таблица, где по дням расписаны будущие поступления и платежи. Остаток считается на каждый день; там, где он уходит в минус, и есть кассовый разрыв. Вести стоит на 30–60 дней вперёд: разрыв, увиденный за месяц, решается разговором, увиденный в день зарплаты — кредитом.

Почему прибыль есть, а денег нет — мы разбирали в статье «Как читать баланс». Здесь про инструмент, который показывает это заранее, а не постфактум.

Что это такое

Платёжный календарь — таблица будущих движений денег по дням. Не итоги месяца, а именно даты: 20-го придёт от клиента, 25-го налоги, 28-го аренда, 5-го зарплата.

Логика простая. Берём остаток на счёте сегодня, прибавляем поступления каждого дня, вычитаем платежи. Остаток на конец дня становится остатком на начало следующего. Где-то в этой цепочке он может уйти в минус — это и есть кассовый разрыв.

Чем он отличается от соседних инструментов

Его путают с двумя другими, а задачи у них разные.

Отчёт о движении денег смотрит назад: что уже произошло за период. Полезен для анализа, но разрыв по нему видно только тогда, когда он случился.

Бюджет движения денежных средств задаёт вектор на месяц или квартал крупными статьями. Он про стратегию, а не про конкретные даты.

Платёжный календарь — оперативный инструмент. Он по дням и пересматривается еженедельно, потому что сроки сдвигаются: клиент задержал оплату, подрядчик прислал счёт раньше.

Что заносить

Поступления

По договорам и срокам оплаты, а не по надеждам. Если в договоре отсрочка 30 дней, ставьте дату отгрузки плюс 30, а не «обещали на следующей неделе».

Отдельно стоит помечать поступления, в которых вы не уверены. Полезный приём: вести две строки остатка — по всем поступлениям и только по гарантированным. Разница между ними покажет, насколько вы зависите от обещаний.

Платежи, которые известны заранее

Это основа календаря, и их больше, чем кажется.

Налоги и взносы — даты есть в календаре отчётности, они известны на год вперёд. Зарплата и аванс — фиксированные числа. Аренда, кредиты, лизинг — по договорам. Подписки и сервисы — по датам списания.

Платежи, которые можно двигать

Закупки, подрядчики, реклама, ремонт. Именно из них формируется запас манёвра: когда календарь показывает минус, сдвигают обычно их, а не зарплату и не налоги.

За сколько дней виден разрыв

Это главный вопрос, и от горизонта зависит, будет ли от календаря польза.

Неделя вперёд — почти бесполезно. Вы узнаёте о нехватке денег за пару дней, когда все варианты уже сводятся к кредиту или просрочке.

Месяц — рабочий минимум. Хватает, чтобы позвонить клиенту и попросить заплатить раньше, договориться с поставщиком об отсрочке, перенести закупку на следующий месяц.

Два месяца — комфортно, если бизнес с длинным циклом: производство, строительство, торговля с отсрочками.

В этом вся ценность инструмента. Разрыв, увиденный за месяц, решается разговором. Увиденный в день зарплаты — кредитом под процент.

Разрыв и убыток — разные вещи

Их постоянно смешивают, а последствия у ошибки разные.

Убыток — расходы за период больше доходов. Это про экономику: цена низкая, издержки высокие, направление не окупается.

Кассовый разрыв — деньги придут позже, чем их нужно заплатить. Это про сроки, а не про прибыльность.

Прибыльная компания может остаться без денег в конкретный день, если отгрузила на пять миллионов с отсрочкой, а зарплату платить завтра. И наоборот: убыточная компания с большими предоплатами может иметь приличный остаток на счёте.

Поэтому календарь ведут отдельно от отчёта о прибылях. Один показывает, зарабатываете ли вы. Второй — хватит ли денег в четверг.

Как начать

Не нужно ни программы, ни финансового директора. Достаточно обычной таблицы.

По строкам — даты на месяц вперёд. По столбцам — остаток на начало дня, поступления, платежи, остаток на конец. Остаток на конец считается формулой и переносится в начало следующего дня.

Дальше настройте подсветку отрицательных значений — и вы сразу увидите проблемные дни. Это буквально одна настройка условного форматирования.

Ведёт один человек. Если заполняют несколько, данные разойдутся и календарю перестанут верить. В небольшой компании это обычно бухгалтер или сам собственник.

Обновлять раз в неделю минимум. Календарь, который не обновляли месяц, хуже, чем никакого: он создаёт ложное спокойствие.

Что сделать на этой неделе

Выпишите в таблицу все известные платежи на ближайший месяц: налоги, зарплату, аренду, кредиты. Это займёт полчаса, потому что даты фиксированные.

Добавьте поступления по договорам с реальными сроками оплаты.

Посчитайте остаток на каждый день. Если минуса нет — вы спокойны на месяц вперёд. Если есть — у вас есть время его закрыть, и это гораздо лучше, чем узнать о нём в день платежа.

И проверьте, что запущенный учёт не создаёт разрывов там, где их быть не должно: про это писали в статье чем грозят ошибки в учёте.