Проверка контрагента: как не потерять вычет по НДС

Коротко: обязанности проверять контрагента в Налоговом кодексе нет, но вычет снимают именно за её отсутствие. Главное — не собрать папку бумаг, а показать, что сделка была реальной. Проверять нужно до подписания договора: дату суды смотрят отдельно.

После перехода на ставку 22% цена ошибки выросла: тот же снятый вычет стоит дороже, чем год назад. А схема доначислений не изменилась — инспекция находит в цепочке техническую компанию и снимает вычеты у того, до кого может дотянуться.

Парадокс, который надо понять первым

Обязанность проверять контрагента прямо в законе не установлена. Ни в Налоговом кодексе, ни в Гражданском такой нормы нет.

При этом статья 54.1 НК и разъяснения ФНС построены так, что при споре доказывать добросовестность придётся вам. Само понятие «должная осмотрительность» пришло из судебной практики, а не из кодекса — и именно поэтому чётких критериев у неё нет.

Практический вывод: проверка нужна не потому, что обязана, а потому что это единственный способ защититься, когда вопросы уже возникли.

Что важнее бумаг

Здесь большинство ошибается. Компании собирают папку с выписками и уставами, а потом удивляются доначислениям.

Основной критерий статьи 54.1 — реальность хозяйственной операции. Не полнота пакета документов, а то, была ли сделка на самом деле.

Верховный Суд указывал: формальные признаки недобросовестности контрагента не работают, когда операции реальны. Более того, инспекции нужно доказать, что налогоплательщик знал о проблемах партнёра.

И обратное тоже верно. Формальное наличие счетов-фактур и актов само по себе вычет не обосновывает: если инспекция покажет, что поставки не было, документы не спасут.

Чем доказывают реальность

Судебная практика принимает вещи, о которых обычно не думают:

Транспортные и складские документы — кто вёз, откуда, каким транспортом. Пропуска на территорию для сотрудников подрядчика и субподрядчиков. Отметки о проведении инструктажа по охране труда с этими сотрудниками. Переписка по согласованию условий, деловая, а не формальная. Документы по встречным проверкам. Фотографии объекта, если речь о работах.

Логика простая: инспекция утверждает, что сделки не было. Вы показываете следы её исполнения.

Дата проверки — до сделки

Это отдельное основание, и на него суды смотрят прямо.

В постановлении АС Московского округа от 05.09.2025 № Ф05-14104/2025 по делу № А41-20635/2024 дата проверки стала самостоятельным аргументом. Выписка, распечатанная после того, как пришло требование, доказательством добросовестности не является.

Отсюда практика: сохраняйте документы проверки с датой, до подписания договора. Скриншот сервиса с видимой датой, выписка из ЕГРЮЛ с датой формирования, распечатка карточки арбитражных дел.

Что смотреть: бесплатный набор

Для большинства сделок хватает пяти источников, все открытые.

«Прозрачный бизнес» ФНС. Вводите ИНН и видите сразу многое: адрес массовой регистрации, недостоверность сведений, дисквалификацию руководителя, налоговую задолженность, среднесписочную численность.

Выписка из ЕГРЮЛ. Дата регистрации, виды деятельности, кто подписант, не идёт ли процедура ликвидации.

Картотека арбитражных дел. Сколько исков, в качестве кого выступает компания, есть ли дела о банкротстве.

База исполнительных производств ФССП. Долги, по которым уже идёт взыскание.

Реестр недобросовестных поставщиков, если контрагент работает с госзакупками.

На что смотреть в цифрах

Тревожат не отдельные признаки, а совокупность.

Численность в один человек при крупной поставке. Отсутствие основных средств и транспорта, когда сделка предполагает их наличие. Виды деятельности, не совпадающие с предметом договора. Компания зарегистрирована недавно, а сумма сделки крупная. Адрес массовой регистрации.

Один такой признак ничего не значит. Три-четыре вместе — повод запросить дополнительные документы или отказаться.

Что запросить у контрагента

Помимо открытых источников есть то, что даёт сам партнёр.

Копии устава и решения о назначении руководителя. Бухгалтерская отчётность за последние два-три года. Документы на помещение или оборудование, если они нужны для исполнения. Лицензии и допуски, если деятельность их требует.

Отказ предоставить базовые документы — сам по себе сигнал. Добросовестная компания их даёт без вопросов.

Что сделать на этой неделе

Заведите правило: проверка до подписания, результат сохраняется с датой. Это не занимает больше пятнадцати минут на контрагента.

Проверьте тех, с кем работаете сейчас и на крупные суммы. Если по кому-то сработало сразу несколько признаков — соберите доказательства реальности сделок, не дожидаясь требования.

Отдельно про НДС: если вычеты теряются не из-за контрагентов, а просто не доходят до учёта, поможет гайд «Как проверить полноту НДС» — сверка счёта 19 с книгой покупок за десять минут.

И держите первичку в порядке в моменте: восстанавливать её задним числом, когда инспекция уже спрашивает, поздно. Про это подробно писали в статье про первичные документы.